Wir sind Ihr Datenschutzbeauftragter und sie gewinnen dadurch Ressourcen für andere Aufgaben!
Darum geht’s: Warum Datenschutz im Sportverein kein Luxus ist, sondern Pflicht
Im Vereinsalltag fällt täglich die Verarbeitung personenbezogener Daten an – sei es über Mitgliederlisten, Kontaktdaten, Gesundheitsangaben oder Teilnehmer:innen an Veranstaltungen. Unter bestimmten Voraussetzungen schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sogar die Benennung eines offiziellen Datenschutzbeauftragten (DSB) vor.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend?
Laut DSGVO und BDSG müssen Vereine einen DSB benennen, wenn sie regelmäßig umfangreiche Daten verarbeiten – insbesondere sensible Daten wie Gesundheit oder Kinderangaben – oder wenn mehr als 20 Personen in automatisierter Weise personenbezogene Daten handhaben.
Beispiele:
Sportvereine mit großen Mitgliederzahlen
Organisation von Events mit Anmeldung & Zahlungsabwicklung
Verarbeitung von Gesundheitsdaten bei Freizeit- oder Leistungssportangeboten
Auch wenn keine Pflicht greift – freiwillige Ernennung eines DSB ist empfehlenswert, um Haftungsrisiken zu minimieren.
Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter
Interner DSB: Ehrenamtlich aus dem Vereinsumfeld, mit gutem Einblick in Abläufe. Voraussetzung: fundierte Schulung und formale Ernennung. Vorteil: Nähe & Verständnis, aber möglicher Interessenkonflikt und Schulungsaufwand.
Externer DSB: Fachkompetentes Dienstleistungsmodell, unabhängig und neutral. Ideal für Vereine ohne geeignete interne Ressourcen. Bietet aktuelle Expertise – allerdings mit regelmäßigen Kosten verbunden.
Die Entscheidung richtet sich nach Vereinsgröße, Budget und formalen Anforderungen.
Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten im Sportverein
Überwachung aller internen Abläufe zur Datenverarbeitung – von Software bis zu organisatorischen Maßnahmen.
Beratung & Schulung: Information aller Vereinsmitglieder, insbesondere Ehrenamtlicher, zu DSGVO-Themen.
Dokumentationspflicht: Lückenlose Nachweise aller Datenverarbeitungsprozesse und -richtlinien (Datenschutzmanagement).
Unabhängigkeit & Interessenkonflikte vermeiden: Der DSB darf nicht in Entscheidungsfunktionen wie Vorstand agieren.
Risiken & Haftung
Bußgelder bei Verstößen: Bis zu 10 Mio. € oder 2 % des Jahresumsatzes – auch im Vereinsbereich teuer, wenn z. B. Gesundheitsdaten unrechtmäßig gehandhabt werden.
Persönliche Haftung möglich, wenn der DSB nachweislich seine Aufgaben nicht gewissenhaft erfüllt – etwa durch fehlende Weiterbildung oder Pflichtverletzungen.
Verantwortlich bleibt letztlich der Verein – Pflicht zur sorgfältigen Auswahl und fortlaufenden Schulung.
Warum Datenschutz auch eine Chance ist
Mit einem Datenschutzbeauftragten zeigt dein Verein:
Professionalität: transparente und sichere Datenstrukturen
Vertrauen: bei Mitgliedern, Behörden, Sponsoren
Zukunftsfähigkeit: klare Strukturen helfen bei digitaler Transformation
Ein strukturierter Datenschutz schafft nicht Bürokratie – sondern Effizienz, Rechtssicherheit und Glaubwürdigkeit.
So geht’s!
Checkliste ausfüllen: Liegen Anforderungen für einen DSB vor?
Entscheidung treffen: intern oder extern?
Benennung dokumentieren und öffentlich kommunizieren
Schulungsplan etablieren: regelmäßige Datenschutz‐Updates für Ehren- und Hauptamtliche
Datenschutzmanagement aufsetzen: Prozesse, Verzeichnisse, Kontrollmechanismen
Transparenz schaffen: Datenschutzerklärung, Informationspflichten (Art. 12–14 DSGVO) erfüllen
Fazit
Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist für viele Vereine nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, den Datenschutz professionell und zukunftssicher zu gestalten. Ob intern oder extern – die Wahl des richtigen Datenschutzbeauftragten hängt von den individuellen Anforderungen des Vereins ab. Klare Strukturen, umfassende Schulungen und eine offene Kommunikation helfen dabei, Datenschutz effizient umzusetzen und gleichzeitig Risiken zu minimieren.
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