„Unser Backup läuft jede Nacht.“
Das ist eine gute Nachricht. Die entscheidende Frage folgt allerdings erst danach:
Wann haben Sie zuletzt erfolgreich Daten daraus wiederhergestellt?
Nach dem Blick auf Benutzerkonten und Zugänge geht es heute um die Absicherung Ihrer Daten. Denn ein erfolgreich abgeschlossener Sicherungsauftrag sagt noch nicht, ob Ihre Organisation nach einem Ausfall rechtzeitig weiterarbeiten kann.
1. Was muss überhaupt gesichert werden?
Die Buchhaltung liegt auf einem Server, Projektdateien in der Cloud, die Mitgliederverwaltung bei einem weiteren Anbieter. Daneben gibt es Konfigurationen, Datenbanken und Unterlagen auf einzelnen Geräten.
Wer nur einen dieser Bereiche sichert, hat möglicherweise trotzdem eine entscheidende Lücke.
Beginnen Sie deshalb bei den Geschäftsabläufen: Welche Daten und Systeme benötigen wir für Abrechnung, Kundenbetreuung oder Vereinsbetrieb? Wo liegen sie? Wer kümmert sich um ihre Sicherung?
Auch Cloud-Dienste gehören in diese Prüfung. Verfügbarkeit beim Anbieter, Papierkorb und Versionsverlauf können helfen. Ob damit Ihre Wiederherstellungsziele abgedeckt sind, hängt jedoch von Leistungsumfang, Aufbewahrungsfristen und dem konkreten Ausfallszenario ab.
2. Zwei Fragen, die die Geschäftsführung beantworten muss
Wie viel Datenverlust können wir verkraften? Und wie lange dürfen wir ausfallen?
Eine tägliche Sicherung kann bedeuten, dass die Arbeit seit der letzten Sicherung fehlt. Für manche Aufgaben ist das vertretbar. Für andere möglicherweise nicht.
Ebenso macht es einen Unterschied, ob eine einzelne Datei in wenigen Minuten benötigt wird oder ein vollständiges System innerhalb eines Arbeitstages wieder laufen muss.
Diese Ziele sollten aus dem betrieblichen Bedarf entstehen. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Technik und welcher Aufwand angemessen sind.
3. Eine Sicherung braucht Schutz vor demselben Schaden
Liegt die einzige Sicherung dauerhaft erreichbar neben den Originaldaten, kann ein Angriff oder ein Fehlgriff beide treffen.
Mehrere Kopien, geeignete Trennung und eine gegen Veränderung geschützte oder offline aufbewahrte Sicherung können dieses gemeinsame Risiko reduzieren. Entscheidend ist die konkrete Umsetzung: Wer kann Sicherungen löschen? Welche Zugangsdaten werden verwendet? Wie lange bleiben Versionen erhalten?
Das BSI empfiehlt im Zusammenhang mit Ransomware offline verfügbare Backups und praktische Tests der Wiederherstellungspläne. (BSI: Datensicherung und Wiederherstellung)
Ein Cloud-Speicher oder eine externe Festplatte ist dabei für sich genommen noch kein vollständiges Sicherungskonzept.
4. Testen Sie mehr als den Download einer Datei
Ein sinnvoller Einstieg ist eine kontrollierte Wiederherstellung in einen getrennten Testbereich. Lassen sich Dateien öffnen? Ist der Stand richtig? Sind die Inhalte vollständig?
Bei wichtigen Anwendungen geht die Prüfung weiter: Funktioniert die Datenbank? Sind Berechtigungen und Konfigurationen vorhanden? Können die zuständigen Mitarbeiter damit arbeiten?
Notieren Sie, was wiederhergestellt wurde, wie lange es gedauert hat und welche Hindernisse aufgetreten sind. Häufig werden fehlende Schlüssel, unklare Anleitungen oder Abhängigkeiten erst dabei sichtbar.
Ein erfolgreicher Dateitest belegt noch keinen erfolgreichen Wiederanlauf der gesamten IT.
Tests sollten geplant und nach wesentlichen Änderungen angepasst werden. Die Häufigkeit richtet sich nach Kritikalität und Veränderung der Systeme.
5. Jemand muss auf Fehlermeldungen reagieren
Eine Warnung im Postfach ist nur hilfreich, wenn sie jemand bearbeitet.
Klären Sie, wer Sicherungsprotokolle prüft, bei Fehlern handelt und die Vertretung übernimmt. Zum Notfallplan gehört außerdem, in welcher Reihenfolge Systeme wiederhergestellt werden und wer den Wiederanlauf freigibt.
Nach einem Sicherheitsvorfall sollte eine Wiederherstellung fachkundig vorbereitet werden. Andernfalls können kompromittierte Systeme oder Zugänge den Schaden erneut auslösen.
Ihr IT-Realitätscheck
Sind unsere wichtigsten Daten und Anwendungen im Sicherungskonzept erfasst?
Haben wir akzeptablen Datenverlust und Ausfallzeiten festgelegt?
Gibt es Sicherungen, die nicht vom gleichen Schaden wie die Originaldaten betroffen wären?
Wurde eine Wiederherstellung praktisch getestet und dokumentiert?
Sind Überwachung, Vertretung und Reihenfolge des Wiederanlaufs geklärt?
Unser Fazit: Das Ziel ist wieder arbeitsfähig zu sein
Eine Datensicherung erfüllt ihren Zweck, wenn die benötigten Informationen rechtzeitig und verlässlich zurückkommen. Genau das sollte Ihre Organisation nachweisen können.
TAURUS SPORT MANAGEMENT unterstützt Unternehmen, Vereine und Verbände dabei, Anforderungen an Datensicherung und Notfallvorsorge zu strukturieren und Handlungsbedarf gemeinsam mit den zuständigen IT-Verantwortlichen zu priorisieren.
Beginnen Sie mit einer einfachen Frage: Welchen Wiederherstellungstest können wir als Nächstes sinnvoll durchführen?
TAURUS SPORT MANAGEMENT – Wir digitalisieren Sport und Ihr Business.
Im nächsten Teil geht es um die Unterlagen, die im Alltag und im Notfall weiterhelfen: Könnte ein neuer Dienstleister Ihre IT übernehmen?
