Im letzten Teil unserer Serie haben wir den gesamten Lebenszyklus von IT-Hardware betrachtet – vom Einkauf über Betrieb und Wartung bis zur Wiederverwendung und sicheren Entsorgung.

Damit landen wir wieder ganz am Anfang dieses Kreislaufs: bei der Beschaffung.

Ein günstiger Laptop kann ein gutes Geschäft sein. Er kann sich aber auch als ziemlich teuer erweisen, wenn er zu früh ersetzt werden muss, schlecht reparierbar ist oder nach wenigen Jahren keine aktuellen Systeme mehr unterstützt.

Deshalb sollte bei professioneller IT-Beschaffung nicht nur der Preis auf dem Angebot zählen.

1. Passt die Hardware wirklich zum Arbeitsplatz?

Die wichtigste Frage kommt vor Hersteller, Modell und Preis:

Was soll der Mitarbeiter mit dem Gerät eigentlich machen?

Office, Videokonferenzen und Browser stellen andere Anforderungen als Grafikbearbeitung, CAD, Videoschnitt oder komplexe Fachanwendungen.

Wer den Bedarf nicht kennt, kauft schnell entweder zu viel Leistung – oder zu wenig.

Beides kostet Geld.

2. Wie lange kann das Gerät sinnvoll genutzt werden?

Der günstigste Anschaffungspreis bringt wenig, wenn ein Gerät nach drei Jahren ersetzt werden muss, während eine etwas teurere Alternative fünf oder sechs Jahre eingesetzt werden kann.

Unternehmen sollten deshalb stärker auf die erwartbare Nutzungsdauer achten.

Eine längere Nutzung verteilt die Investition über mehr Jahre und reduziert gleichzeitig den Ressourcenverbrauch.

3. Ist die Hardware aufrüstbar?

Arbeitsspeicher erweitern, SSD austauschen oder Akku ersetzen: Was früher bei Notebooks selbstverständlich war, ist heute längst nicht bei jedem Modell möglich.

Dabei kann genau diese Möglichkeit darüber entscheiden, ob ein Gerät nach einigen Jahren ausgemustert werden muss oder mit überschaubarem Aufwand einen zweiten Lebensabschnitt bekommt.

Aufrüstbarkeit schafft Optionen.

Und Optionen sind bei einer mehrjährigen IT-Planung bares Geld wert.

4. Wie sieht es mit Reparatur und Ersatzteilen aus?

Auch hochwertige Hardware kann ausfallen.

Deshalb sollte bereits vor dem Kauf geprüft werden, welche Reparaturmöglichkeiten bestehen und wie lange Ersatzteile verfügbar sind.

Interessant sind beispielsweise:

• Austauschbarkeit typischer Verschleißteile,

• Verfügbarkeit von Akkus und Netzteilen,

• Reparaturmöglichkeiten,

• Garantie- und Serviceleistungen,

• Ersatzteilversorgung.

Ein Gerät, das wegen eines defekten Akkus oder Displays komplett ersetzt werden muss, ist weder besonders wirtschaftlich noch nachhaltig.

5. Wie lange gibt es Software- und Sicherheitssupport?

Hardware und Software lassen sich heute kaum noch getrennt betrachten.

Ein technisch einwandfreier Rechner verliert für Unternehmen erheblich an Wert, wenn darauf kein unterstütztes Betriebssystem mehr betrieben werden kann oder wichtige Sicherheitsfunktionen fehlen.

Deshalb gehört auch die Frage nach Betriebssystem-, Firmware- und Treiberunterstützung in die Beschaffungsentscheidung.

Der geplante Nutzungszeitraum sollte zum erwartbaren Supportzeitraum passen.

6. Muss es überhaupt Neuware sein?

Wie wir bereits in Teil 4 unserer Serie gezeigt haben, kann professionell aufbereitete Business-Hardware für bestimmte Einsatzbereiche eine interessante Alternative sein.

Gerade für Standardarbeitsplätze, Schulungen, Veranstaltungen, Homeoffice oder Zweitgeräte muss es nicht zwangsläufig fabrikneue Hardware sein.

Eine nachhaltige Beschaffungsstrategie kann deshalb durchaus aus einer Mischung bestehen:

Neu, wenn es notwendig ist. Refurbished, wenn es sinnvoll ist. Vorhandene Hardware weiterverwenden, wenn es möglich ist.

7. Was kostet das Gerät über seine gesamte Nutzungsdauer?

Am Ende sollte nicht allein der Einkaufspreis betrachtet werden.

Entscheidend sind die Gesamtkosten über den Lebenszyklus.

Dazu gehören neben der Anschaffung beispielsweise Wartung, Reparaturen, Zubehör, Energieverbrauch, Administration und die erwartbare Nutzungsdauer.

Ein einfaches Beispiel:

Ein Notebook für 700 Euro, das nach drei Jahren ersetzt werden muss, kostet rechnerisch rund 233 Euro Anschaffungskosten pro Nutzungsjahr.

Ein Business-Notebook für 1.000 Euro, das fünf Jahre genutzt werden kann, liegt dagegen bei 200 Euro pro Jahr.

Plötzlich ist das vermeintlich teurere Gerät die günstigere Variante.

Und genau deshalb kann der Blick ausschließlich auf den Anschaffungspreis täuschen.

Unser Fazit: Nicht billig kaufen – wirtschaftlich beschaffen

Nachhaltige IT-Beschaffung bedeutet nicht automatisch, teure Geräte zu kaufen.

Sie bedeutet, die richtige Hardware für den tatsächlichen Bedarf auszuwählen und deren gesamten Lebenszyklus zu berücksichtigen.

Leistung, Nutzungsdauer, Reparierbarkeit, Aufrüstbarkeit, Support und Wiederverwendung gehören deshalb genauso in eine Beschaffungsentscheidung wie der Preis.

Wer diese Faktoren berücksichtigt, kann Investitionen besser planen, Hardware länger nutzen und gleichzeitig Ressourcen schonen.

Damit schließt sich der Kreis unserer Serie:

Kennen → planen → beschaffen → betreiben → warten → weiterverwenden → sicher ausmustern.

Aus einzelnen Hardwarekäufen wird so eine langfristige IT-Strategie.

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