In den bisherigen Teilen unserer Serie haben wir uns mit Reparatur, längeren Hardware-Lebenszyklen, IT-Sicherheit und Refurbishment beschäftigt.

Doch bevor Unternehmen entscheiden können, ob ein Laptop repariert, aufgerüstet, weiterverwendet oder ersetzt werden sollte, müssen sie zunächst eine erstaunlich einfache Frage beantworten können:

Welche IT-Geräte besitzen wir eigentlich – und wo befinden sie sich?

In der Praxis ist die Antwort darauf häufig schwieriger als gedacht.

Die berühmte Excel-Liste

Gerade in kleineren Unternehmen, Vereinen und Verbänden beginnt die IT-Dokumentation häufig mit einer Excel-Tabelle.

Notebook, Mitarbeiter, Seriennummer – fertig.

Das funktioniert bei zehn Geräten vielleicht noch ganz gut. Doch mit jedem weiteren Notebook, Smartphone, Tablet, Drucker oder Netzwerkgerät wird die Liste schwieriger aktuell zu halten.

Geräte werden getauscht, Mitarbeiter wechseln, Hardware wandert zwischen Abteilungen oder liegt plötzlich irgendwo im Schrank.

Aus der Inventarliste wird langsam eine historische Dokumentation dessen, was irgendwann einmal vorhanden war.

1. Transparenz: Man kann nur managen, was man kennt

Ein vollständiges IT-Inventar zeigt nicht nur, welche Geräte vorhanden sind.

Es beantwortet beispielsweise:

Welcher Mitarbeiter nutzt welches Gerät? Wo befindet es sich? Welches Betriebssystem läuft darauf? Wie alt ist die Hardware? Besteht noch Garantie? Wann wurde das Gerät zuletzt gewartet?

Erst mit diesen Informationen entsteht eine belastbare Grundlage für Entscheidungen.

2. IT-Inventar ist auch IT-Sicherheit

Ein unbekanntes Gerät kann ein unbekanntes Risiko sein.

Veraltete Betriebssysteme, fehlende Sicherheitsupdates oder längst vergessene Rechner im Netzwerk sind aus Sicht der IT-Sicherheit problematisch.

Ein aktuelles Inventar hilft dabei, solche Systeme überhaupt erst zu identifizieren.

IT-Sicherheit beginnt deshalb auch mit der Frage: Was hängt eigentlich alles an unserem Netzwerk?

3. Kosten werden plötzlich sichtbar

Ein vernünftiges IT-Inventar kann auch finanziell interessant werden.

Welche Geräte benötigen welche Softwarelizenzen? Für welche Hardware bestehen Wartungsverträge? Welche Geräte sind längst außer Betrieb, werden aber möglicherweise noch in anderen Systemen geführt?

Und vor allem: Muss wirklich ein neuer Laptop gekauft werden – oder steht im Unternehmen bereits ein geeignetes Gerät ungenutzt zur Verfügung?

Transparenz verhindert nicht jede unnötige Ausgabe. Aber sie macht unnötige Ausgaben deutlich schwerer.

4. Investitionen lassen sich besser planen

Wenn Alter, Zustand und Supportstatus der Hardware bekannt sind, können Ersatzbeschaffungen geplant werden.

Statt plötzlich zehn Geräte ersetzen zu müssen, weil Betriebssystem oder Hardware gleichzeitig aus dem Support laufen, lassen sich Investitionen über mehrere Jahre verteilen.

Aus spontanen IT-Ausgaben wird damit schrittweise eine IT-Budgetplanung.

5. Was gehört in ein gutes IT-Inventar?

Eine professionelle Inventarisierung sollte mehr enthalten als Gerätename und Seriennummer.

Sinnvoll sind unter anderem:

• Gerätetyp, Hersteller und Modell

• Serien- und Inventarnummer

• Nutzer beziehungsweise Verantwortlicher

• Standort

• Betriebssystem und Versionsstand

• relevante technische Ausstattung

• Anschaffungsdatum

• Garantie- und Supportstatus

• installierte beziehungsweise zugeordnete Software

• Wartungsinformationen

• aktueller Gerätestatus

Je nach Unternehmensgröße können weitere Informationen hinzukommen.

Entscheidend ist nicht, möglichst viele Daten zu sammeln, sondern die Informationen zu erfassen, die für Betrieb, Sicherheit und Planung tatsächlich benötigt werden.

Excel ist nicht grundsätzlich das Problem

Und bevor Excel jetzt beleidigt den Raum verlässt: Für einen kleinen Gerätebestand kann eine sauber gepflegte Tabelle durchaus ausreichend sein.

Problematisch wird es, wenn niemand für die Aktualisierung verantwortlich ist oder mehrere Listen parallel existieren.

Mit wachsender IT-Infrastruktur lohnt sich deshalb der Blick auf professionelle IT-Asset-Management- und Inventarisierungslösungen, die Geräte teilweise automatisiert erfassen und Informationen zentral verwalten können.

Die entscheidende Frage lautet also nicht:

„Excel oder Spezialsoftware?“

Sondern:

„Sind unsere Informationen vollständig, aktuell und verlässlich?“

Unser Fazit: Aus Hardware wird ein steuerbarer IT-Bestand

Ein aktuelles IT-Inventar ist keine bürokratische Fleißarbeit.

Es ist die Grundlage für IT-Sicherheit, Kostenkontrolle, Beschaffungsplanung und nachhaltiges Hardwaremanagement.

Denn nur wer weiß, welche Geräte vorhanden sind, kann entscheiden, welche davon weitergenutzt, aufgerüstet, repariert, refurbished oder tatsächlich ersetzt werden müssen. 

Damit schließt sich auch der Kreis zu den bisherigen Teilen unserer Serie:

Nachhaltige IT beginnt nicht beim Neukauf. Sie beginnt beim Wissen über den eigenen Bestand.

TAURUS SPORT MANAGEMENT unterstützt Unternehmen, Vereine und Verbände dabei, ihre IT-Infrastruktur zu erfassen, zu analysieren und daraus konkrete Handlungsempfehlungen für eine sichere und wirtschaftliche Digitalisierung abzuleiten.

TAURUS SPORT MANAGEMENT – Wir digitalisieren Sport und Ihr Business.

Im nächsten Teil unserer Serie betrachten wir den gesamten IT-Lebenszyklus: vom richtigen Einkauf über Betrieb und Wartung bis zur Wiederverwendung und sicheren Entsorgung.

Sie wollen keine News verpassen? Dann registrieren Sie sich jetzt für unverbindliche Informationen zum Thema IT-Management.